Onnistuneessa tilausprosessissa on tuotteen yksilöivä tuotekoodi avainasemassa. Tuotekoodi erottaa sen muista tuotteista ja siksi käytettäessä tuotenimikettä tai muuta tuotekuvausta tilaamisessa on aina olemassa riski virheellisen tuotteen toimittamiseen.

Scancerco haluaa toimittaa oikean tuotteen oikeaan paikkaan mahdollisimman nopeasti. Se edellyttää prosessien optimointia ja uusien toimintatapojen käyttöönottoa kaupankäynnin molemmilta osapuolilta. Jotta sekä tilaus- että toimitusprosessi onnistuvat menestyksekkäästi olennaiseen rooliin nousevat tuotekoodit.

Täsmällinen tuotekoodi on edellytys oikean tuotteen saamiseksi tilausta tehtäessä. Ylimalkainen kuvaus tilattavasta tuotteesta sisältää aina riskin saada väärä tuote. Kun tilaukset tehdään täsmällisillä tuotekoodeilla, ei tilaustenkäsittelyssä tarvitse arvailla asiakkaan mahdollisesti tarkoittamaa tuotetta tai sukeltaa tämän tilaushistoriaan saadakseen selvyyttä tuotetunnistukseen.

Yksilöivä tuotekoodi on myös tilausten käsittelyssä järjestelmän paras hakutekijä, sillä tiettyyn merkkimäärään rajoitetut nimikkeet ovat hyvin samankaltaisia, jolloin myyntitilaukseen valituksi voi tulla vahingossa väärä tuote, jos valinta tehdään samankaltaisten nimikkeiden joukosta.

Täsmällisten tuotekoodien käytöstä hyötyvät molemmat osapuolet, sillä tuotteet yksilöiviä koodeja käytettäessä vähenevät paitsi virheelliset toimitukset myös palautukset, jotka molemmat lisäävät kustannuksia ja vaativat toimenpiteitä niin lähettäjän kuin vastaanottajan päässä. Kiireisessä arjessa turhien virheiden ja turhan työn kitkeminen tuo ajansäästöä, joka auttaa lähettävässä päässä nopeuttamaan toimituksia ja vastaanottavassa päässä varmistamaan kitkattomat tuotantoprosessit.

Tilausprosessien kehittäminen on yksi Scancercon kehittämishankkeista. Se on edellyttänyt Scancercolla myös tuotekoodien selkeyttämistä ja yhdenmukaistamista, sillä tuotekoodien tulee toimia niin toiminnanohjausjärjestelmässä (ERP) kuin digitaalisessa B2B-tilaus-järjestelmässä. Päivitystyö muuttaa myös totuttuja tuotenimikkeitä, joka näkyy myös asiakkaan suuntaan.

B2B-tilausjärjestelmä tuo perinteisen puhelimen ja sähköpostin rinnalle uuden joustavan ja ketterän kanavan tehdä hankintoja. Tilausjärjestelmänkin peruspilari on tuotteen yksilöivä tuotekoodi. Se näkyy järjestelmässä ns. SKU-koodina. Uusi tilausjärjestelmä on integroitu käytössämme olevaan ERP-järjestelmään, jolloin tuotetieto ja tilausprosessin data kahden eri järjestelmän välillä liikkuu ketterästi rajapintojen kautta.

B2B-tilausjärjestelmässä, joka on asiakkaan käytettävissä kellon ympäri tulee olemaan sekä julkinen että yksityinen näkymä. Julkinen toimii sähköisenä tuotekatalogina saatavilla olevasta valikoimasta niin varasto- kuin tilaustuotteiden osalta. Kirjautuneet asiakkaat näkevät lisäksi omat sopimus- tai alennushinnat ja voivat tehdä tilauksensa joustavasti suoraan järjestelmään itselleen parhaiten sopivana ajankohtana. Asiakas näkee järjestelmästä sekä toimitusten tilan että järjestelmän kautta tehdyn ostohistorian, mikä sujuvoittaa erityisesti rutiiniostoja. Asiakkaan pääkäyttäjä vastaa yrityksensä käyttöoikeuksista ja hänellä on oikeudet hallinnoida alikäyttäjiä. Tilausjärjestelmässä tilaukseen on helppo myös antaa esimerkiksi työmaata tai muuta oleellista tilaukseen liittyvää tietoa.

Asiakkaan tilausprosessin ensisijaisena vastaanottotahona Scancercolla toimii asiakaspalvelumme. Se toimii paitsi tilaustenkäsittelyn keskuksena, myös neuvontapisteenä, koskipa se sitten tuotetietoa, toimitusta tai palautusta. Asiakaspalvelu neuvoo tarvittaessa myös tuotekoodeissa ja niiden rakenteiden tulkinnassa. Myyjille tilauksensa vielä antavia ohjataankin tekemään tilaukset suoraan asiakaspalveluun.

Myynnin ja asiakaspalvelun selkeällä työnjaolla pyritään optimoimaan palvelunopeutta. Kun myyjä on kiireineen ratkaisemassa nykyisten ja uusien asiakkaiden tuotetarpeita ja laskemassa tarjouksia, asiakaspalvelu on aina tavoitettavissa palvellakseen asiakkaita tilausasioissa ja muissa palvelupyynnöissä.